ERP

برنامه‌ریزی منابع سرمایه ای (به انگلیسی: Enterprise resource planning) (به اختصار ERP)، شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید.ERP به معنای مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمان یا 4M (Man, Machine, Material, Money) (مواد، ماشین آلات، پول و نیروی انسانی) می‌باشد و به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌نماید تا فرایند دقیق برنامه‌ریزی کلیه منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت نمایند. تعاریف دیگری نیز از ERP وجود دارد .ERP بر پایه سیستم هایبرنامه‌های کاربردی تهیه شده‌است که شامل چندین برنامه کاربردی است که به صورت یکپارچه همه فعالیت‌های داخلی یک سازمان را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان مدیریت می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند بازهٔ وسیعی از مدیریت فروش، مدیریت تأمین، مدیریت تولید، مدیریت کیفیت، مدیریت انبار، مدیریت لجستیک، مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیریت پروژه، مدیریت مالی، مدیریت قیمت تمام شده، مدیریت منابع انسانی و مدیریت مهندسی را شامل شود. در واقع ERP، سامانه‌ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است.

سامانه‌های ERP اصولاً باید شامل حداقل ویژگی‌های زیر باشند:

 

  • Enterpriseباشد یعنی بتواند به صورت یکپارچه کلیه فرایندها و داده‌های چند شرکت را در قالب یک هولدینگ (ممکن است برخی از شرکت‌ها در کشورهای دیگر باشند) پشتیبانی نماید لذا باید بتواند زبان‌ها، ارزها، تقویم و بدون محدودیت پوشش دهد
  • Resourceفرایندهای مربوط به کلیه منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد.
  • Planningقابلیت برنامه‌ریزی منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد. برنامه‌ریزی به معنی
  • برنامه‌ریزی احتیاجات مواد MRP I
  • برنامه‌ریزی تولید MRP II
  • برنامه‌ریزی تأمین منابع مالی FSCM
  • برنامه‌ریزی منابع انسانی شامل برنامه جذب، و حفظ نیروی انسانی و Carrier Plan
  • برنامه‌ریزی فروش SOP
  • برنامه‌ریزی تقاضا DP
  • برنامه‌ریزی پروژه MPS
  • برنامه‌ریزی حمل و نقل TM
  • سامانه یکپارچه‌ای که حداقل دو بخش مختلف یک شرکت یا سازمان را به صورت یکنواخت و بدون نیاز به ارتباط چند نرم‌افزار پاسخ دهد.
  • سامانه یکپارچه‌ای که به صورت برخط، بدون تکیه بر به روزرسانی دوره‌ای و همانندسازی، اطلاعات را نگهداری می‌کند.
  • سامانه‌ای با یک پایگاه داده مشترک، که تمام اطلاعات برنامه‌ها و پیمانه‌های کاربردی در آن ذخیره شده و قابل استفاده در تمامی بخش‌های سامانه می‌باشند.
  • سامانه‌ای با نگاه مداوم و احساس یکنواخت در طول تمامی ماژولها .

 

سیستم‌های ERP، سیستم‌های از پیش ساخته‌اندو برای انطباق بهتر با نیازهای سازمان، پارامترهای زیادی می‌بایست در آنها تنظیم شود که این یکی از نقطه ضعفهای اصلی سیستمهای ERP به شمار میرود.

هر سیستم ERP به حوزه کاری ویژه‌ای تعلق دارد و این بدلیل بکارگیری مدل‌های مرجع یا قالب‌های فرایند پیش ساخته‌ای است که Best Practice هر حوزه را در ERP جاسازی کرده‌اند. در پیاده‌سازی ERP تنظیم هزاران پارامتر بمنظور سفارش‌سازی نرم‌افزار برای سازمان متبوع لازم است. بطور معمول عدم انطباق‌های زیاد بین کسب و کار یک سازمان، یک صنعت و یا یک کشور خاص با آنچه در ERP جاسازی شده است موجب مشکلات زیاد در پیاده‌سازی و گاه شکست شده است .

ماژول‌های ERP مستقیم با بانک اطلاعاتی مشترک تعامل می‌کنند تا ثبات اطلاعات در همه کاربردها برقرار باشد. مفهوم ERP بر این پیش فرض استوار است که زیر ساخت داده‌ها در کل سازمان همگن و مشابه است، یعنی داده در بانک‌های اطلاعاتی قابل تعامل ذخیره شده و در بعضی موارد، بانکهای اطلاعاتی استفاده شده همگی از یک فروشنده‌اند. این پیش فرض سازمان‌ها را مجبور می‌سازد تا از سیستم‌های موجود به یک محیط داده‌ای استاندارد شیفت کنند.

اجرای یك سیستمERP:

اجرای سیستم ERP كار ساده ای نمی باشد. در واقع مستلزم برنامه ریزی و مشاوره و رایزنی بسیاری است و در اكثر موارد 3 ماه تا 1 سال طول می كشد. سیستم های ERP به طور فوق العاده ای از نظر ادراكی وسیع و گسترده می باشند و برای بسیاری از سازمان های بزرگ تر این سیستم می تواند بی نهایت پیچیده باشد. اجرای سیستم ERP در نهایت مستلزم تغییرات قابل توجهی در زمینه عملكردهای پرسنل و عملكردهای كاری خواهد بود. در حالی كه این سیستم ممكن است برای پرسنل خانگی AT تا رییس و مدیر پروژه معقول به نظر برسد، بسیار توصیه می شود كه از مشاوران اجرایی ERP به واسطه این حقیقت كه مشاوران به طور معمول مقرون به صرفه تر می باشند و به ویژه در زمینه اجرایی این نوع سیستم ها آموزش دیده اند، استفاده می شود. یكی از مهمترین ویژگی هایی كه یك سازمان باید در زمان اجرای سیستم ERP داشته باشد، مالكیت پروژه است. از آن جا كه تغییرات بسیار زیادی اتفاق می افتد و تأثیر گسترده آن بر روی تا حدودی هر فرد حاضر در سازمان رخ می دهد، كسب اطمینان از این كه هر فرد عضو هیأت رئیسه است و به ساخت پروژه و استفاده از موفقیت یك سیستم جدید ERP، مهم تلقی می شود. به طور معمول سازمان ها از فروشندگان ERP استفاده می كنند یا برای اجرای سیستم سفارشی ERP خود یا شركت ها مشورت می كنند. سه نوع سرویس خدماتی حرفه ای وجود دارد كه در هنگام اجرای سیستم ERP فراهم آورده می شوند، آنها سیستم های مشورتی، سفارشی و حمایتی می باشند.

  • سرویس های مشورتی:

به طور معمول سرویس های خدماتی مشاوره ای هستند كه مسئول مراحل اولیه اجرای ERP می باشند، این سیستم ها به سازمان كمك می كنند تا با سیستم جدید خود، پیش بروند، با آموزش تولید محصول جریان كار همراه باشند و استفاده ERP را در سازمان خاص و غیره بهبود بخشند.

  • سرویس های سفارشی:

سرویس های خدماتی سفارشی با گسترش استفاده از سیستم جدید ERP با تغییر استفاده از آن و با ایجاد رابطه های سفارشی و یا كاربرد كد و رمز بنیادی كار می كنند.

  • سرویس های حمایتی:

سرویس های حمایتی هم شامل حمایت و هم حفظ و پایدری سیستم های ERP می شوند. برای مثال، عیب زدایی و رفع اشكال و یاری رساندن به موضوعات ERP.

مراحل پیاده سازی پروژه ERP

قدم اول پروژه پیاده سازی ERP -آماده سازی پروژه ( Project Preparation)

در این مرحله اعضای تیم پروژه ERP آشنایی عمومی با نرم افزار مرتبط (مانند SAP) و همچنین تجربیات بهینه(Best Practice) در صنعت مورد را نظر آموزش می بیند. این آموزش شامل کلاس های تئوری و عملی می باشد. اعضای پروژه باید اطلاعات و دانش کامل درباره جزییات فرآیندهای سیستم در حوزه مربوط به هر عضو بعلاوه نحوه ارتباط فرآیندهای این حوزه با سایر حوزه ها داشته باشد. همچنین مهم است که اعضای ERP فهم شفافی از محدوده پروژه ERP و اهداف آن داشته باشند.

قدم دوم پروژه پیاده سازی ERP -طرح و برنامه کسب و کار (Business Blueprinting)

در این مرحله اعضای ERP در کارگروه های طراحی فرآیندهای کسب و کار شرکت می کنند. آنها تصمیم گیران فرآیندهای کسب و کار را در فهم دقیق فرآیندهای تجربیات بهینه و همچنین مشاوران را در تهیه مستندات طراحی کمک می کنند.

هدف این فاز پیاده سازی پروزه ERP ، مشخص کردن نیازهای فرآیندهای کسب و کار به منظور پوشش وضعیت مطلوب سازمان توسط سیستم است.

قدم سوم پروژه پیاده سازی ERP -آماده سازی نهایی (Final Preparation)

در این مرحله، اعضای ERP آموزش کاربران نهایی را انجام خواهند داد. آنها فایلهای لازم برای انجام آزمون های سیستم شامل تست انفرادی و تست یکپارچگی را تهیه خواهند کرد .همچنین داده های اصلی نهایی شده در این مرحله وارد سیستم خواهند شد.

قدم چهارم پروژه پیاده سازی ERP اجراء Go Live و پشتیبانی

به مدت دو ماه بعد از Go Live سیستم ، مسولیت پشتیبانی آنلاین در محل سایت پروژه انجام خواهد شد.
با اجرای این ۴ قدم پیاده سازی پروژه ERP ، استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی در سازمان ها با موفقیت بیشتری همراه خواهده بود.