BPMS

فلسفه وجودی BPMS
در چند دهه اخیر همواره تاکید بر بحث فرآیند ها و تفکر فرآیندگرایی سازمان ها بوده است و بحث فرآیند ها و مدیریت فرآیند ها بحث جدیدی نیست اما صنعت فنآوری اطلاعات و ارتباطات تا قبل از ظهور فنآوری جدید مدیریت فرآیند کسب و کار (که از این پس آن را  BPM می‌خوانیم) از ارائه بستر و راه حلی جامع و شایسته برای تحلیل، تعریف، اجرا، کنترل، بهسازی و … فرآیند های سازمانی ناتوان بوده است. با ظهور   BPM  تحقق عملی بسیاری از دیدگاه های آکادمیک مطرح شده در طی این سال ها امکان پذیر شد و فناوری اطلاعات و ارتباطات در اینجا نیز نقش استراتژیک (بعنوان یک توانمندساز) و نقش ابزاری خود(ابزارهای مدیریت فرآیند کار) را در تحقق این فنآوری(BPM)  به شایستگی نشان داد.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب وکار به عنوان یک مجموعه نظام مند است که برای تعریف، مدیریت، بررسی و بهینه سازی فعالیت های سازمان به کار گرفته می شود. در واقع BPMS مجموعه نرم افزاری است که از تمام چرخه عمر فرآیندهای کسب و کار سازمانی پشتیبانی به عمل می آورد.
امروزه فرآیندهای موجود در سازمان ها دارای این ویژگی ها هستند: پیچیده اند، پویا و دائماً در حال تغییر هستند، به صورت نامنظمی گسترش یافته اند و در هر سیستم و سکویی به صورتی متفاوت محلی سازی شده اند. این تغییرات به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر فرآیندهای کسب و کار تاثیر می گذارند.
BPMS  با هدف اتوماسیون گردش کار فرآیندهای سازمانی و ایجاد امکان پایش و مدیریت فرآیندها ارائه شده است.
این گونه از سیستم ها سعی دارند تمام چرخه حیات فرآیندها

را از زمان تعریف و مدل سازی تا زمان اجرا و بهینه سازی تحت ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات مدیریت کنند.

یک BPMS بر طرح‌ریزی مشخصات فرایند و اجرای آن استوار است.
در یک BPMS ابتدا مدلی از گردش‌کار ساخته می‌شود و سپس نمونه‌هایی از گردش‌کار بمنظور انجام گامهای واقعی کار، اجرا می‌شود. در حین اجرا، نمونه‌های گردش‌کار به سیستم‌های قدیمی سازمان، بانک‌های اطلاعاتی و کاربردهای سازمان دسترسی دارند و می‌توانند با کاربران ارتباط برقرار کنند.

منطق گردش‌‌کار در قالب یک مدل گردش‌‌کار نمود می‌‌یابد و منطق وظیفه‌‌ای در کاربردها و افرادی نمود می‌‌یابد که توسط مدل فراخوانی می‌‌شوند. بنابراین BPMS ها فرایند محورند.

حوزه کاری
میدانیم که سازمان‌ها نیازها و مشخصات متفاوتی دارند. مثلا یک سازمان چند ملیتی نیازهای متفاوت‌تری نسبت به سازمانی که فقط در یک منطقه جغرافیایی فعالیت می‌کند، دارد و یا نیازهای یک سازمان مالی با یک سازمان بازاریابی متفاوت است.
سیستم‌های BPMS مشخصات مدل را می‌خواند و اجرای فعالیت‌ها را زمان‌بندی می‌کند و داده‌های مناسب را در زمان مناسب به کاربر موردنظر می‌رساند،

همچنین به سادگی امکان بازمهندسی

گردش کار را فراهم می‌کند. در واقع توانایی جداسازی منطق گردش‌کار از منطق وظیفه‌ای، BPMS ها را در حوزه‌های وسیع و متفاوتی کارامد

می‌سازد.

BPMS ها ماژولار نیستند و نیازی به پیاده‌سازی ماژول‌های مشخص برای یکپارچه‌سازی واحدها ندارند. هنگامیکه فرایندهای کسب و کار را به شکل نرم افزارهای سخت یا نیمه سخت کدنویسی می‌کنیم (مانند نرم‌افزارهای ERP) انعطاف‌پذیری ذاتی را از دست می‌دهیم و این انعطاف پذیری به تنظیم پارامترها محدود می‌گردد.
مزایای استفاده از BPMS :

۱– ردگیری هوشمند کسب و کار:

توانایی اندازه گیری موثر تغییرات و تعیین اثرگذاری بر اهداف کوتاه مدت (از طریق تحلیل ها و بررسی ها) در کنار قابلیت تغییر فرآیندهای

کاری، ابزاری را جهت کنترل کسب و کار به وجود می آورد که بر پایه اطلاعات معنی دار و به روز استوار است.

۲- یکپارچگی و چابکی کسب و کار:

توانایی تعیین تغییرات کنترل شده در فرآیندهای کسب و کار و پیاده سازی بسیاری از تغییرات در کوتاه مدت در جهت اهداف کسب و کار، می تواند مزیت رقابتی فراوانی به همراه داشته باشد.

۳- تراز سرویس های عملیاتی:

قابلیت پیاده سازی خدماتی همچون IT و  HR که به صورت پیوسته در حال تراز شدن با توجه به اهداف کسب و کار است، می تواند به کاهش هزینه های عملیاتی و بهینه سازی عملکرد منجر شود.

۴- بهینه سازی زمان:

وقفه های بی مورد در

فرآیند کسب و کار قابل شناسایی و حذف هستند، که نهایتاً باعث کاهش زمان سفارش تا تحویل کالا می شود. این فایده خود به تنهایی می تواند کلیه سرمایه گذاری های صورت گرفته برای استفاده از  BPMS را جبران کند.

۵- مدیریت اطلاعات کسب و کار:

ترتیب استفاده از BPMS  برای تعریف و تغییر فرآیندهای کاری به صورتی است که امکان ذخیره سازی اطلاعات بی ارزش و بازیافتنی کسب وکار را فراهم می نماید، و لذا می تواند کاهش هزینه آموزش و ریسک انقطاع کسب و کار را در پی داشته باشد.

– مدیریت کیفیت:

دلایل کاهش کیفیت

و اغلب راه حل جلوگیری از آن می تواند به صورت سریع از طریق شناسایی دوباره کاری ها، بازگشت‏ها و ضایعات کشف گردد.

BPMS می تواند این مهم را بر عهده بگیرد.